Аудит кадровых документов своими силами. Приказ о проведении аудита кадровой документации (образец заполнения) Кадровый аудит какие документы проверяют
Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)
Приказ N 68 о проведении кадрового аудита
Для минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление приема и увольнения на работу" с 20.08.2012 по 24.08.2012.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита начальника юридического отдела Ларину А.С.
- инспектора отдела кадров Моисееву О.Д.;
- бухгалтера Антонову Р.Э.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 31.08.2012.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Субботина Г.Н.
Директор Петров /И.П. Петров/
С приказом ознакомлены:
Заместитель директора Субботин Г.Н. 14.08.2012, Субботин
Начальник юридического отдела Ларина А.С. 14.08.2012, Ларина
Инспектор отдела кадров Моисеева О.Д. 14.08.2012, Моисеева
Бухгалтер Антонова Р.Э. 14.08.2012, Антонова
Источник - "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, № 10
Приказ о проведении кадрового аудита для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации (образец заполнения)
Приказ N 31 о проведении кадрового аудита
Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление приема на работу" с 27 февраля по 5 марта 2012 г.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора Закрашного Р.Д.
3. Включить в состав комиссии:
- юрисконсульта Брунина В.Л.;
- инспектора отдела кадров Морозову О.Ю.;
- бухгалтера по заработной плате Комарову Ю.С.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 14.03.2012.
5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора Закрашного Р.Д.
Директор Васин /П.В. Васин/
С приказом ознакомлены:
Закрашный Р.Д. 15.02.2012, Закрашный
Брунин В.Л. 15.02.2012, Брунин
Морозова О.Ю. 15.02.2012, Морозова
Комарова Ю.С. 15.02.2012, Комарова
Источник - "Отдел кадров коммерческой организации", 2012, № 3
Четвертый арбитражный апелляционный суд в составе:
председательствующего судьи Никифорюк Е.О.,
судей Ломако Н.В., Басаева Д.В.,
при ведении протокола судебного заседания секретарем судебного заседания
Соломиной А.В., рассмотрев в открытом судебном заседании апелляционную жалобу
Государственного учреждения – Иркутского регионального отделения Фонда
социального страхования Российской Федерации (Филиал №13) на решение
17457/2018 по заявлению Акционерного общества «Ваш Личный Банк» в лице
конкурсного управляющего Государственной корпорации «Агентство по страхованию
вкладов» (ОГРН 1063800023572, ИНН 3818021045, место нахождения: 666780,
Иркутская область, город Усть-Кут, улица Кирова, 85 А) к Государственному
учреждению – Иркутскому региональному отделению Фонда социального страхования
Российской Федерации (Филиал №13) (ОГРН 1023801012905; место нахождения: г.
Иркутск, ул. Тимирязева, 35) о признании недействительными постановлений №62нс
от 27.02.2018 и №183нс от 15.06.2018 о взыскании страховых взносов, пеней и штрафов
за счет имущества страхователя юридического лица или индивидуального
предпринимателя,
(суд первой инстанции – Козлова И.В.),
при участии в судебном заседании:
от заявителя: не явился, извещен;
от заинтересованного лица: не явился, извещен;
Установил:
Акционерное общество «Ваш Личный Банк» в лице конкурсного управляющего
Государственной корпорации «Агентство по страхованию вкладов» (далее – заявитель,
общество, ВЛБАНК (АО) обратилось в Арбитражный суд Иркутской области с
заявлением к Государственному учреждению – Иркутскому региональному отделению
Фонда социального страхования Российской Федерации (Филиал №13) (далее
заинтересованное лицо, учреждение, Фонд) о признании недействительными
постановлений №62нс от 27.02.2018 и №183нс от 15.06.2018 о взыскании страховых
взносов, пеней и штрафов за счет имущества страхователя юридического лица или
индивидуального предпринимателя.
Решением Арбитражного суда Иркутской области заявленные требования
удовлетворены. Постановления Государственного учреждения – Иркутское
региональное отделение Фонда социального страхования Российской Федерации о
взыскании страховых взносов, пеней и штрафов за счет имущества страхователя –
юридического лица или индивидуального предпринимателя № 62нс от 27.02.2018 и №
183нс от 15.06.2018 признаны незаконными, как несоответствующие Федеральному
обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) страхователем
является юридическое лицо любой организационно-правовой формы (в том числе
иностранная организация, осуществляющая свою деятельность на территории
Российской Федерации и нанимающая граждан Российской Федерации) либо
физическое лицо, нанимающее лиц, подлежащих обязательному социальному
страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
страхователь обязан в установленном порядке и в определенный исполнительным
органом Фонда социального страхования РФ срок начислять и перечислять
страховщику страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных
случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Фонд социального
страхования РФ.
Контроль, за деятельностью страхователя по начислению и уплате страховых
взносов, в соответствии с подпунктом 8 пункта 2 статьи 18 Федерального закона N 125-
ФЗ возложен на Фонд социального страхования Российской Федерации и его
исполнительные органы.
Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.
Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.
Когда необходима проверка?
Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:
Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.
Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».
Кто и как?
Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.
Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.
Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.
В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.
Составляем план проверки.
Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.
На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:
1. составить план проверки;
2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;
3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;
4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))
Пример 1
5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.
Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании — это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.
В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:
Сайт работает в тестовом режиме
от 19.05.2008г;
При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.
В список обязательных локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:
Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.
Подводим итоги
В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).
По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, разработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5).
Материал размещен на сайте HRM.RU
Тема 10.1. Цели, задачи, принципы проведения кадрового аудита
Понятие кадрового аудита. Цели, задачи, принципы проведения кадрового аудита. Составляющие и параметры кадрового аудита.
Аудит на рубеже веков имеет уже достаточно большую историю. Первые независимые аудиторы появились еще в XIX в. в акционерных компаниях Европы. Слово "аудит" в разных переводах означает "он слышит" или "слушающий".
Кадровый аудит — комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, рекомендации и выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.
Кадровый аудит состоит из трёх основных этапов:
Оценка соответствия кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития;
Диагностика причин возникновения проблем по вине персонала;
Предметом аудита персонала являются все составляющие процесса управления персоналом.
Кадровый аудит позволяет проанализировать текущее состояние персонала компании и грамотно сформировать стратегию и тактики развития персонала.
Сложно ожидать от сотрудника эффективного результата, если у него нет интереса к работе, или он не видит результатов своего труда. Известно, что даже эффективный сотрудник никогда не откажется от собственных интересов ради интересов любимой компании. Один человек может привести к краху отлично налаженный механизм функционирования бизнес-структуры. Конкретные личности принимают определяющие стратегию дальнейшего развития бизнеса решения, совершают экономические махинации и преступления — фирма выступает только техническим средством. Безопасность бизнеса зачастую зависит от знания характера, склонностей и привычек конкретных личностей, с которыми приходится работать.
Одним словом, он показывает целесообразность кадровой политики предприятия в целом. Проведение эффективной кадровой политики требует гибкости в определении приоритетов направлений деятельности, учета складывающейся ситуации.
Кадровый аудит (эффективность использования человеческих ресурсов) направлен на определение качества кадровой системы компании, сравнительную значимость реализации кадровых процедур для развития компании, а также последовательность развития системы управления человеческими ресурсами.
В основе лежит изучение основных функций управления персоналом с целью предоставления независимого профессионального мнения о степени развития системы управления человеческими ресурсами и ее соответствия потребностям организации.
На этапе кадрового аудита, включающего анализ системы управления человеческими ресурсами, используются методы анализа документов, экспертного структурированного интервью, выделения и анализа основных и вспомогательных процедур системы управления персоналом (СУП). На основании диагностики состояния СУП выявляются основные недостатки и потенциал развития управления человеческими ресурсами в компании, а также разрабатываются предварительные рекомендации по его оптимизации в соответствии со стратегическими и тактическими целями организации.
При проведении кадрового аудита решаются следующие задачи:
Во-первых, проводится оценка системы управления персоналом, включая анализ организационной и функциональной структуры СУП, схем выполнения основных процедур в рамках управления человеческими ресурсами, ведения кадровой документации в соответствии с существующими нормативами и т. д.;
Во-вторых, оценивается кадровый потенциал организации — менеджерский (готовность руководящего состава предприятия к реализации его стратегических и тактических целей) , квалификационный (соответствие уровня знаний и навыков выполняемым профессиональным задачам) , инновационный (готовность к изменениям) , личностный, творческий;
В-третьих, диагностируется структура формальных и неформальных взаимодействий между сотрудниками, каналы информационного обмена, социально-психологический климат в подразделениях, источники возникновения проблемных, конфликтных ситуаций, альтернативные лидеры и группировки.
Составляющими кадрового аудита являются следующие кадровые процессы.
1) Аудит процессов
Менеджеру по персоналу, проводящему кадровый аудит, важно понять, какие направления деятельности и с какой эффективностью осуществляются в организации.
Следующий этап в проведении кадрового аудита связан с необходимостью формирования прогноза кадрового потенциала, оценкой будущего соответствия кадровых процессов стратегии и целям развития организации.
Для этого разрабатывается система индикаторов и строится механизм мониторинга кадровых процессов.
Среди процессов, существенно влияющих на формирование кадрового потенциала, выделяют следующие:
Процесс профессионального развития;
Процессы внутрифирменной коммуникации;
Процессы управления.
Процесс профессионального развития, в зависимости от технологии, принятой в организации, может проходить по принципиально разным схемам:
организация может быть заинтересована в специализации своих сотрудников, требуя от них углубления своих знаний и навыков в конкретных направлениях деятельности;
Организация может быть заинтересована в развитии профессионализма персонала, повышении его способности работать в разных областях, умении менять сферу деятельности, работать на стыке нескольких новых направлений, т. е. в развитии универсализма сотрудников;
Негативным полюсом профессионального развития могут стать процессы депрофессионализации, потери профессиональных навыков и профессиональной этики, которые характерны для некоторых сотрудников.
Для того чтобы оценить преобладающие тенденции в области кадровых процессов, рекомендуется проанализировать следующие индикаторы процессов профессионализации:
Преобладание специализации или универсализации;
Баланс между технологичностью и креативностью, т.е. использованием описанных и формализованных способов решения задач или необходимостью выработки новых, творческих решений сложных проблем, не имеющих стандартных вариантов их решений;
Способы взаимодействия различных исполнителей в ходе трудового процесса, которые могут происходить либо на основаниях кооперации, либо на основаниях конкуренции.
Анализ процесса внутрифирменной коммуникации дает возможность оценить характерные для организации схемы общения, области и принципы, лежащие в основе формирования корпоративной культуры и философии фирмы. Для того чтобы охарактеризовать коммуникацию в организации, следует проанализировать:
Схемы передачи информации, существующие технологии и схемы обратной связи, преобладание трансляционных схем или схем партнерского взаимодействия;
Существующие нормы в области внутрифирменной коммуникации, оценить степень его формализованности или спонтанности;
2) Набор персонала
Описание способов распространения информации о потребности в персонале, используемых способов набора. Оценка результативности набора (финансовой и качественной). Оценка перспективного списка кандидатов на работу, обеспеченности вакансий кандидатами
3) Отбор персонала
Оценка результативности разработанной программы оценочных процедур. Анализ изменений кадрового потенциала организации
4) разработка системы стимулирования
Анализ структуры оплаты труда, доли базовой и премиальной ставок, наличие схем, персонифицирующих выплаты в соответствии с эффективностью. Оценка соответствия разработанных принципов, структуры зарплаты и льгот условиям на рынке труда, производительности и прибыльности организации. Проведение сравнительных исследований, определение эффективной системы вознаграждения
5) Адаптация персонала
Описание используемых процедур адаптации, оценка их эффективности (количество работников, увольняемых в течение полугода, одного года, конфликты в подразделениях новичков). Описание проблем, возникающих в период адаптации
6) Обучение персонала
Анализ целей и используемых форм обучения. Оценка количества прошедших обучение (по темам). Анализ процесса сбора и распространения в организации информации о программах обучения. Анализ системы оценки эффективности обучения (выделение параметров оценки: с точки зрения затрат, количества персонала, практической ориентированности программ, фактических результатов, изменения мотивации к труду и социально-психологического климата и т. д.)
7) Оценка трудовой деятельности
Оценка аттестации, периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам аттестации
8) Повышение, понижение, перевод, увольнение
Оценка эффективности используемой системы кадрового мониторинга, адаптация компьютерных методов кадрового мониторинга. Оценка результативности методов планирования карьеры
9) Подготовка руководящих кадров
Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации. Оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке управленческого персонала
10) Мониторинг социально-психологической ситуации и организация коммуникации внутри предприятия
Диагностика кадровых процессов и социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации. Диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня их соответствия другим элементам организации (целям, структуре, технологии, финансам, системе управления, кадровому составу). Определение потребности в подготовке и реализации программ развития внутриорганизационной коммуникации — доминирующие темы, по поводу которых разворачивается общение, степень фиксации на предмете деятельности, возможность выхода за рамки непосредственной деятельности и ориентация на удовлетворение интересов партнеров.
Анализ процессов управления организацией позволяет оценить тенденции развития системы управления и позицию персонала по отношению к процедурам принятия управленческих решений.
Проводя организационно-кадровый аудит, менеджер по персоналу должен решить важный вопрос: обладает ли организация достаточным человеческим ресурсом функционирования и изменения, способен ли персонал работать достаточно эффективно и в соответствии с выбранной стратегией? Для этого надо оценить фактический состав персонала, а также особенности самого персонала, наличие профессионально важных качеств и характеристик.
Оценка кадрового состава должна включать:
Оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом всего технологического процесса;
Оценку соответствия уровня подготовленности персонала требованиям деятельности;
Анализ структуры кадрового состава в соответствии с требованиями технологии и классификатором должностей;
Анализ структуры кадрового состава по социально-демографическим характеристикам;
Оценку текучести кадров.
Аудит кадрового состава и кадрового потенциала позволяет выявить:
Уровень кадровой обеспеченности и потребность в персонале;
Качественную структуру управленческого персонала (ролевая и психологическая структуры);
Потребности в обучении;
Стили управления;
Социально-психологический климат;
Инновационный потенциал;
Основные источники сопротивления изменениям;
Распределение персонала в рамках организации (по уровням иерархии и функциональным направлениям).
Итак, опыт передовых предприятий показывает, что использование методов, приемов, отработанных и проверенных процедур кадрового аудита весьма существенно помогает в процессе управления персоналом эффективно реализовывать стратегию и миссию организации.
Знание и умение использовать в работе положительные и отрицательные факторы управления персоналом в значительной степени способствуют укреплению социально-психологического климата на предприятии, обеспечивают рост производительности труда, а в конечном итоге повышают рентабельность производства.
Вопросы для самоконтроля:
1. Дайте определение понятия кадрового аудита.
Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)
Каковы основные цели кадрового аудита?
3. Охарактеризуйте задачи кадрового аудита?
4. Каковы принципы проведения кадрового аудита?
5. Перечислите и дайте определение оставляющим и параметрам кадрового аудита?
Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.
В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:
Что такое внутренний кадровый аудит?
Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.
С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?
Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.
В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?
- При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
- При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
- При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке. После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов. Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.
Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?
- Полный (по всем участкам ведения КДП).
- Выборочный.
При выборочном аудите проверяются:
- отдельные участки ведения КДП;
- или документы по отдельным работникам;
- или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.
Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?
Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.
Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.
Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.
Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?
В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:
- направить работника кадровой службы на учебу;
- дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
- перевести на другую работу;
- расстаться с работником.
Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?
Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.
Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.
Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.
Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.
С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?
Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям . У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА .
РИСКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ ЛНА
Положение об оплате труда
Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).
Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА .
Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).
При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:
- принципы формирования системы оплаты труда;
- порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
- критерии и процедуру оценки труда.
Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате .
Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.
Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации
Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы
При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.
При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
К СВЕДЕНИЮ
Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.
Штатное расписание
В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).
Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ). Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
Судебная практика
Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание. Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними. С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.
Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2-984/12
Положение о защите персональных данных работников
Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.
В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:
- непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
- осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
- несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.
Правила внутреннего трудового распорядка
Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Другие документы
График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
График сменности . Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).
Табель учета рабочего времени . Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.
Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР) . Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок.
Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели.
Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА. Если информация о том, что относится к расходам организации (например, оплата проезда на такси от дома до аэропорта, от аэропорта до пункта назначения), не будет отражена в ЛНА, регулирующем вопросы командировок, или в коллективном договоре, эти суммы возмещаются из чистой прибыли организации .
У работодателя должны быть утверждены соответствующие ЛНА, если работа имеет разъездной характер или выполняется путем вахтового метода. Например: Положение о разъездном характере работы и Положение о вахтовом методе . В трудовом договоре с работником информация о характере работы также отражается.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Если работодатель использует локальные формы первичной учетной документации, разработанные бланки документов обязательно должны быть утверждены приказом работодателя и содержать реквизиты, отраженные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 04.11.2014).
В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных.
Проверке подверглись следующие кадровые документы:
— трудовые договоры с работниками;
— дополнительные соглашения к трудовым договорам;
— трудовые книжки работников;
— личные карточки работников (форма Т-2);
— приказы о приеме на работу (форма Т-1);
— приказы о переводе (формы Т-5);
— приказы на увольнение (форма Т-8;
— иные приказы по личному составу;
— локальные нормативные акты организации.
По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства:
1. В организации не ведется:
— книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет;
— книга об ознакомлении работника с правилами внутреннего распорядка;
— книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности;
— книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда;
— книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных;
— книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников.
3. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник).
4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.
5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.
6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная.
7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе.
8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований.
9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.
10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников.
11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.
12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные:
— номер и дата трудового договора;
— изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда);
— подписи ознакомления работников с внесенными изменениями;
13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).
14. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу, трудовым договором, штатным расписанием, записью в трудовой книжке.
15. Работники не всегда ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись
Дмитрищук Светлана (Руководитель отдела по кадровому администрированию)
Проводится в организациях в основном с целью проверить соответствие кадровой документации требованиям законодательства и внутренним регламентам, при выявлении нарушений - определить риски, принять решение об их устранении в целях избегания материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров.
Однако, перед аудитором могут быть поставлены и другие цели, например: подготовиться к проверке контрольно - надзорных органов, выявить проблемные зоны при ведении кадрового учета и делопроизводства, наметить пути их ликвидации и оптимизировать систему кадрового учета и делопроизводства, определить отношение кадровых специалистов к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства с целью принятия определенных мер и прочие.
Возможно использовать как сплошной метод - анализ всей кадровой (иногда и сопутствующей) документации, документов учета, так и выборочный метод - анализ части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Возможно совмещение методов по различным группам документов.
Для проведения аудита необходимо запросить основные документы и информацию:
1. Трудовые книжки работников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности.
3. Личные карточки.
4. Распорядительные документы (приказы по личному составу, отпускам и пр.)
5. График отпусков.
6. Журналы регистрации приказов.
7. Личные дела.
8. Штатное расписание, приказы о его утверждении, внесении изменений.
9. Локальные нормативные акты, коллективный договор, действующие в организации.
10. Список работников, актуальный на дату проверки со следующими пояснениями
- работников по основному месту работы,
- по совместительству
Работающих:
- неполное рабочее время,
- по срочному трудовому договору,
- несовершеннолетних,
- имеющих группу инвалидности,
- женщин, имеющих детей до 3 лет,
- работающих по графику,
- привлекаемых к работе в ночное время,
- работающих на условиях совмещения должностей.
11. От бухгалтерии должны быть запрошены расчетно-платежные ведомости за проверяемый период.
12. Табели учета рабочего времени за проверяемый период.
13. Приказы по основной деятельности, регламентирующие кадровый учет в организации. Приказ об утверждении формы расчетного листка.
14. Информация о наличии профсоюзной организации работников, либо наличии представительного органа работников.
15. Информацию о действующих в данном субъекте РФ региональных трехсторонних соглашений, отраслевых соглашений.
Этапы проведения кадрового аудита.
1. Определение ответственного за кадровое делопроизводство, определение имеющихся
полномочий (должностная инструкция), ознакомление с ней работника.
2. Проверка наличия, соответствия требованиям законодательства и внутренним
регламентам организации, процедуры принятия и утверждения действующих локальных нормативных актов:
- Правила внутреннего трудового распорядка (обращаем внимание на регламентацию режима работы - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), табелями и графиками работы, сроки выплаты заработной платы - в сравнении с расчетными ведомостями и платежными поручениями о выплате зарплаты, перечень должностей с ненормированным днем, разъездным характером работы).
Проверяем ознакомление с ними работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.
Локальный нормативный акт об оплате труда (премировании)
(обращаем внимание на указание в Положении всех имеющихся в организации систем оплаты: по окладу, по часовой ставке - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), штатным расписанием, расчетной ведомостью, а также всех видов, проводимых выплат (надбавок, доплат, премий, оплаты за работу в выходные дни, оплата ночного времени - в сравнении с табелями и графиками), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.
Положение о защите персональных данных (обращаем внимание на перечень лиц, допущенных к работе с персональными данными - в сравнении со штатным расписанием, наличие подписанных с ними соглашений о неразглашении, наличие шаблона согласия работников, подписанные согласия работников), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.
Должностные инструкции, соответствие их наименованиям должностям в штатном расписании, проверка обозначенных в них квалификационных требований фактическому образованию и опыту работы работников (по копиям документов в личном деле, сведениям в личной карточке), ознакомление под роспись работников, отметка о выдаче на руки экземпляра.
- График отпусков. (Обращаем внимание на дату утверждения) Проверка соответствия графику фактического порядка предоставления отпусков. Оформление переноса отпусков и внесения соответствующих изменений в график.
- Штатное расписание, приказы на его утверждение и внесение изменений.
3. Трудовой договор с руководителем организации, соответствие условий договора (в том числе его срока) учредительным документам организации.
4. Проверка трудовых договоров (соглашений об изменении условий трудового договора) на соответствие требованиям законодательства, установленным правилами внутреннего трудового распорядка режимам работы - в сравнении с табелями и графиками, определенной оплаты - в сравнении с расчетной ведомостью, наличия условия об особом характере работы.
Проверка договоров совместителей.
Правильность оформления срочных трудовых договоров (формулировка о сроке, проверка оснований срочности)
5. Проверка оформления приказов по личному составу:
- соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
- правильность порядка заполнения, основания,
- ознакомление работников с приказами,
- приказы о приеме и переводе (соответствие условиям трудового договора, соглашения об изменении условий трудового договора, записям в трудовой книжке, личной карточке).
6. Проверка документов по установлению неполного рабочего времени (приказ, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении с табелями и расчетной ведомостью).
7. Проверка документов по привлечению к работе в выходной день и сверхурочной работе (письменные согласия работников, приказы, в сравнении с табелями и расчетной ведомостью). Обратить внимание на наличие уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время и работе в выходной день и получение от них подписи об ознакомлении - для инвалидов, несовершеннолетних, женщин, имеющих детей до 3 лет. При необходимости - получения необходимого согласия первичной профсоюзной организации.
8. Проверка документов по изменению должностного оклада, установлению или изменению надбавки, выплаты премий, иных выплат (приказ, трудовой договор, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении со штатным расписанием, локальным нормативным актом об оплате труда (премировании) и расчетной ведомостью).
9. Проверка процедуры расторжения (прекращения) трудовых договоров (обратить внимание на формулировку причин увольнения в приказе, наличие необходимых уведомлений, соблюдение сроков, согласовании с профсоюзной организацией - в необходимых случаях, заполнение личных карточек, оформление выдачи трудовых книжек, в случае невыдачи - подтверждение факта отправки письма работнику в тот же день, ознакомление с приказами, в случае не ознакомления - составления соответствующей записи в приказе и акта).
10. Проверка оформления отпусков:
соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
-правильность порядка заполнения, основания,
- регистрация в соответствии с требованиями, установленными в организации,
- уведомление работника о начале отпуска,
- соответствие графику отпусков
- оформление переноса, продления отпуска (обратить внимание на отметку в
графике отпусков),
- отметки в личной карточке (период, даты, название отпуска)
11. Проверка формирования приказов в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации. Хранение приказов в зависимости от сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N2 558
12. Проверка соблюдения порядка командирования работников.
13. Порядок учета рабочего времени:
- проверка заполнения табеля учета рабочего времени,
- наличие графиков работы за учетный период (в соответствии с ПВТР, условиями трудовых договоров), подписи работников, дата ознакомления не менее, чем за месяц до введения в действие.
14. Порядок ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек:
- наличие приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, факта ознакомление с ним работника под роспись,
- сверка количества трудовых книжек актуальному списку работников (по
основному месту работы),
- регистрация трудовых книжек и вкладышей к ним в Книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним (в сравнении с датами приема на работу),
- проверка трудовых книжек на их соответствие законодательно утвержденной форме, а также формы бланка книжки (вкладыша) в зависимости от даты выдачи (после даты заполнения на титульном листе январь 2004 - обязательно новый бланк),
- своевременное внесение необходимых записей (в сравнении с личными
карточками и соответствующими приказами);
- хранение трудовых книжек (должны храниться в несгораемом сейфе),
- книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним (обращаем
внимание на соответствие утвержденной форме, нумерацию страниц, прошивку, гриф заверения - подпись и печать, опломбирование, наличие отметок уволенных сотрудников (дата, подпись), правильное оформление изменений фамилий работников
(зачеркнуто и написано кем и на основании чего), сверка количества трудовых книжек количеству зарегистрированных трудовых книжек работающих по основному месту на дату проверки.
15. Проверка правильности и своевременности заполнения личных карточек, внесения всех необходимых данных. Обращаем внимание на внесение информации об образовании там, где работнику необходима определенная квалификация, сведения о переводах (в сравнении с приказами и трудовыми книжками), предоставлении отпусков (в сравнении с приказами об отпусках).
16. Оформление договоров о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности в соответствии с законодательством.
17. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий (соблюдение сроков, факта истребования письменного объяснения у работника о причинах совершения дисциплинарного проступка, факта ознакомления работника с приказом, наличия необходимых актов).
18. Документы по оформлению дополнительной работы (совмещение, исполнение
обязанностей отсутствующего работника, и пр.) в сравнении с расчетной ведомостью.
19. Проверка расчета компенсации за неиспользованный отпуск (удержания) при увольнении.
20. При необходимости - проверка документов по оформлению трудовых отношений с работниками - иностранными гражданами.
По результату составляется аудиторский отчет с указанием всех выявленных нарушений, с указанием реквизитов документов, содержащих соответствующие нарушения, со ссылками на нормативные правовые акты, которые были нарушены.
Отчет должен содержать оценку рисков, возникающих при указанных нарушениях законодательных норм, а также рекомендации для руководителя и других должностных лиц организации.
Журнал "Справочник кадровика" №2, 2014 (полная версия)
Рекомендуем также
Школьная форма в Америке и что такое dress code Школьная форма во франции
Эдс индукции в движущемся проводнике
Тема: Сюжетная аппликация
Конспект НОД по аппликации «Космическое путешествие Аппликация космическая ракета в подготовительной группе
Сонник рыба прыгает в руки
Сонник целоваться с парнем который нравится